Polo di conservazione regionale

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Con Delibera di Giunta n. 167 del 01/02/2010, la Regione Marche ha istituito il Polo di conservazione regionale Marche DigiP, una struttura concepita per offrire una soluzione tecnologica, organizzativa, giuridica e archivistica nella gestione e conservazione degli archivi digitali dell’Amministrazione regionale e degli enti locali del territorio. Il sistema di conservazione Marche DigiP è progettato per supportare gli archivi digitali delle amministrazioni pubbliche coinvolte e, in prospettiva, anche quelli di soggetti privati e di altre realtà pubbliche, come le aziende sanitarie. Inoltre, il Polo di conservazione Marche DigiP è iscritto al Marketplace dei servizi di conservazione, garantendo così il rispetto degli standard normativi e qualitativi richiesti per l’erogazione di servizi di conservazione digitale.

Il Comitato Scientifico e le sue funzioni

Il Polo Marche DigiP si avvale del supporto di un Comitato Scientifico, composto da esperti altamente qualificati, con il compito di orientare e supervisionare le attività del Polo. In particolare, il Comitato:

definisce indicatori e strumenti per garantire la qualità dei servizi erogati;
approva la documentazione prodotta dall’Unità di Progettazione, il piano di audit e monitoraggio;
monitora l’evoluzione tecnologica, normativa e degli standard, fornendo all’Unità di Progettazione il know-how necessario per l’aggiornamento del modello conservativo e tecnologico.

Finanziamenti e iniziative di supporto

Per la realizzazione del Polo regionale di conservazione, nell’ambito del POR FESR Regione Marche 2007-2013 (Intervento 2.1.2.11.02), sono stati stanziati 2.100.000,00 euro. Successivamente, per consolidare il sistema e favorire l'integrazione dei sistemi della Pubblica Amministrazione locale nel servizio di conservazione digitale, la Regione Marche ha adottato un Bando per la concessione di contributi a favore dei Comuni, in attuazione dell’Asse 2 "Migliorare l'accesso alle tecnologie dell'informazione" del POR MARCHE FESR 2014-2020. Il bando è stato approvato con DDPF n. 68 del 12/09/2016.

Convenzione con gli enti pubblici

Con la Delibera di Giunta n. 193 del 24/02/2020, la Regione Marche ha approvato un nuovo schema di convenzione tra la Regione, il Polo Marche DigiP e gli enti strumentali, locali e del comparto sanitario regionale per la gestione della conservazione digitale dei documenti informatici. La convenzione prevede che gli enti aderenti contribuiscano alla copertura dei costi attraverso un rimborso spese per:

la gestione operativa del servizio;
il presidio e l'assistenza agli enti produttori;
la manutenzione correttiva, migliorativa e adeguativa del software.

Gli enti produttori che intendono affidare la conservazione digitale dei propri documenti alla Regione Marche verseranno l’importo stabilito all’art. 7 della convenzione, calcolato sulla base dei costi definiti nell’Allegato A.2 alla D.G.R. n. 193 del 24/02/2020.

Il pagamento deve essere eseguito tramite:

Modalità di pagamento: “Accredito Tesoreria Provinciale dello Stato”
IBAN: IT32P0100004306TU0000017905
Causale: "Versamento per il Polo di conservazione DigiP – anno XXXX"

Stato delle adesioni

In allegato è disponibile l'elenco degli enti che hanno sottoscritto, o sono in fase di sottoscrizione, la convenzione e che sono stati attivati nel servizio di conservazione degli archivi digitali.

Scarica elenco (aggiornato al 01/03/2025)

News dal polo di conservazione

Assistenza telefonica e online

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Procedura di Adesione a Marche DigiP

1. Iscrizione alla Community Marche DigiP

Per iscriversi alla Community Marche DigiP, è necessario compilare il Modulo referente, indicando:

il soggetto incaricato di interfacciarsi con il Polo di conservazione Marche DigiP
il nominativo del Responsabile della conservazione dell'ente, ai sensi delle Linee guida AgID
la soluzione software utilizzata per il protocollo informatico

Il modulo compilato deve essere inviato via email a polo.marchedigip@regione.marche.it

L'adesione alla Community Marche DigiP è sempre possibile e rappresenta un punto di riferimento per gli enti interessati alla conservazione digitale. La Community facilita il contatto e la circolazione delle informazioni tra il Polo Marche DigiP e gli enti aderenti. L’iscrizione non è vincolante ma è obbligatoria in caso di adesione al servizio di conservazione digitale di Marche DigiP.

2. Approvazione della Convenzione

Per aderire formalmente al servizio, l’ente deve approvare lo Schema di convenzione ratificato dalla Giunta della Regione Marche con D.G.R. n. 193 del 24/02/2020. La convenzione prevede la compartecipazione ai costi per:

la gestione operativa del servizio
i servizi di assistenza agli enti produttori
la manutenzione correttiva, migliorativa e adeguativa del software

L'approvazione deve avvenire con un atto formale dell’ente, la cui copia va trasmessa all’indirizzo email polo.marchedigip@regione.marche.it

3. Predisposizione del Disciplinare tecnico

Con il supporto di Marche DigiP, l’ente deve predisporre il Disciplinare tecnico e la Scheda tecnica di connettività, documenti che definiscono:

i referenti dell’ente
le tipologie di documenti e metadati da conservare
i formati e i sistemi da interfacciare con Marche DigiP per la trasmissione dei documenti

Successivamente, Marche DigiP predispone la versione definitiva della Convenzione e del Disciplinare tecnico, contattando l’amministrazione per la sottoscrizione con firma digitale. Una volta firmati i documenti, Marche DigiP procede alla propria firma, alla repertoriazione e alla trasmissione all’amministrazione.

Nota: La firma della Convenzione avverrà solo dopo la verifica dell’integrazione tecnica tra i sistemi documentali dell’ente e Marche DigiP, utilizzando gli appositi web service, in conformità con le Specifiche tecniche dei servizi di versamento. Nel caso in cui il fornitore del sistema documentale dell’ente richieda modifiche per l’integrazione, tale attività resta di competenza dell’ente ma Marche DigiP fornirà il supporto necessario per completare il processo.

4. Avvio della fase di test

Con la sottoscrizione della Convenzione si avviano le procedure preliminari per l’attivazione del servizio che comprendono:

test di interconnessione tra i sistemi dell’ente e Marche DigiP
verifica della corretta trasmissione dei documenti e dei metadati

I test di pre-produzione devono essere concordati tra il referente dell’ente (individuato con l’adesione alla Community) e Marche DigiP, inviando una richiesta a polo.marchedigip@regione.marche.it. Il processo può avvenire con il supporto dei fornitori dei sistemi informativi versanti.

5. Attivazione del servizio di conservazione

A seguito del superamento dei test, il servizio di conservazione può essere avviato. La data di attivazione viene concordata tra Marche DigiP e l’ente.

6. Accesso e consultazione

L’accesso ai documenti conservati avviene tramite il framework di autenticazione Cohesion e l’uso dell’autenticazione forte (gli utenti potranno accedere tramite le loro credenziali SPID, con la loro Carta di Identità Elettronica (CIE-ID), Tramite CNS e tramite il nodo italiano eIDAS). A tal fine è necessario compilare il Modulo di consultazione. Il modulo deve essere inviato tramite PEC all’indirizzo regione.marche.informatica@emarche.it

Il Comitato Regionale Utilizzatori (CRU) è un comitato inter-ente formato dalla Regione Marche e da altri enti del territorio rappresentativi delle diverse tipologie di soggetti che interagiscono con il Polo Marche DigiP. Il comitato è stato costituito con Delibera di Giunta Regionale n. 167 del 01/02/2010 (allegato 2). Il CRU collabora alla valutazione dei livelli qualitativi dei servizi offerti (customer satisfaction), all’identificazione delle esigenze degli utilizzatori e alla formulazione di eventuali richieste di servizio e/o proposte di miglioramento. Il comitato ha avviato i propri lavori il 20 marzo 2013.

Fanno parte del CRU i seguenti enti:

Comune di Pesaro
Provincia di Ancona
ASP Ambito 9 (Azienda di servizi alla persona)
Comune di San Benedetto del Tronto
Comune di Ascoli Piceno
Provincia di Macerata
INRCA
Azienda Ospedaliero Universitaria delle Marche
Unione Montana dell'Esino – Frasassi
Unione Montana del Tronto e Valfluvione
Unione Montana Monti Azzurri

Di seguito viene pubblicata la documentazione rilevante relativa al Polo Marche DigiP. Ulteriori dettagli tecnici e di processo sono disponibili nell'apposito Sistema di Gestione Documentale, a cui si può accedere tramite il link riservato https://progetti.regione.marche.it.

Nome File	Dimensione	Formato	Download
Politica della sicurezza delle informazioni	700 KB	.pdf	Download
Manuale di conservazione	1,51 MB	.pdf	Download
Specifiche tecniche del servizio di versamento	1,75 MB	.pdf	Download
Specifiche tecniche di adeguamento alle Linee guida	1,40 MB	.pdf	Download
Specifiche cloud servizio DigiP	406 KB	.pdf	Download
Schema di convenzione	88 KB	.docx	Download
Schema atto di designazione responsabile esterno trattamento dati	92 KB	.docx	Download
Disciplinare tecnico	440 KB	.docx	Download
Scheda tecnica di connettività	88 KB	.docx	Download
Scheda tecnica versamento pacchetti di distribuzione	86,1 KB	.docx	Download
Schema rimborso	295 KB	.pdf	Download
Modulo referente	34 KB	.docx	Download
Modulo di consultazione	80 KB	.docx	Download
Manuale di utilizzo DigiP	2,32 MB	.pdf	Download
Manuale utente	1,32 MB	.pdf	Download
Linee guida sul documento informatico		.html	Download
Studio fattibilità conservazione documenti Suap	405 KB	.pdf	Download
Slide corso formazione	4,95 MB	.zip	Download

I sistemi di protocollo e gestione documentale attualmente predisposti per il versamento al sistema di conservazione Marche DigiP sono:

Paleo da v. 4.7.2 - Regione Marche Paleo4 Logo

Iride - Maggioli Informatica IRIDE logo

It@lProt - italsoft It@lProt logo

SmartPaper - ADS automated data system S.p.A. Smart Paper logo

CITYWARE by PAL CityWare by PAL logo

@Retain - Antica Bottega Digitale @Retain logo

Gli enti che adottano queste soluzioni software possono avviare in tempi brevi le attività di conservazione.

Gli enti che vogliono verificare le modalità di integrazione dei loro sistemi con il sistema di conservazione, possono contattarci al seguente indirizzo e-mail polo.marchedigip@regione.marche.it

Certificazioni ISO

In conformità con quanto stabilito dal Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici, la Regione Marche – Polo Marche DigiP soddisfa i requisiti di qualità e sicurezza necessari per erogare il servizio di conservazione dei documenti informatici, ottenendo una serie di certificazioni ISO.

Il possesso di tali requisiti è indispensabile per l'iscrizione al marketplace dei servizi di conservazione, come previsto dall'art. 3 del Regolamento, e l'iscrizione è stata effettuata in data 22/01/2024 (clicca sul link per visualizzare Elenco conservatori iscritti).

Documento	Dimensione
Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione	919 KB

Certificazione ISO/IEC 20000-1:2018

Regione Marche ha conseguito la certificazione ISO/IEC 20000-1:2018 con l’obiettivo di migliorare l’erogazione/fruizione dei servizi IT, aumentandone la qualità e riducendone i costi. Il servizio di conservazione DigiP, erogato in modalità SaaS (Software as a Service), rientra nel perimetro di erogazione della ISO/IEC 20000-1:2018 di Regione Marche.

Certificazione ISO/IEC 27001:2022

La Regione Marche – Polo Marche DigiP ha implementato un Sistema di Gestione per la Sicurezza delle Informazioni (SGSI) in conformità con la norma ISO/IEC 27001:2022, con particolare riferimento all’erogazione del servizio di conservazione in cloud.

Il SGSI consente di individuare le misure tecnologiche e organizzative necessarie per proteggere il patrimonio informativo. Grazie alla certificazione, è stato possibile sviluppare politiche aziendali e procedure mirate alla prevenzione e gestione dei rischi, assicurando così il rispetto dei requisiti di sicurezza previsti dalle normative vigenti.

Documento	Dimensione
Politica della sicurezza delle informazioni	700 KB

Certificazioni ISO/IEC 27017:2015 e ISO/IEC 27018:2019

Successivamente, la Regione Marche – Polo Marche DigiP ha esteso la certificazione del proprio Sistema di Gestione per la Sicurezza delle Informazioni (SGSI) acquisendo anche le certificazioni ISO/IEC 27017:2015 e ISO/IEC 27018:2019.

Lo standard ISO/IEC 27017:2015 stabilisce controlli avanzati sia per i fornitori di servizi cloud che per i loro clienti, definendo chiaramente ruoli e responsabilità al fine di garantire che i dati conservati in cloud siano protetti e sicuri, proprio come se fossero gestiti all'interno di un sistema di gestione delle informazioni certificato.

Lo standard ISO/IEC 27018:2019, invece, è un codice di condotta per la sicurezza delle informazioni destinato ai fornitori di servizi cloud che trattano dati di identificazione personale per conto dei loro clienti. L'obiettivo è assicurare che i dati degli utenti siano protetti e utilizzati esclusivamente per gli scopi per cui è stato rilasciato il consenso.

Gli enti convenzionati al servizio di conservazione troveranno tutte le informazioni organizzative e di contatto nel documento riportato in tabella.

Documento	Dimensione
Specifiche cloud servizio DigiP	406 KB

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